ANFORDERUNGEN AN LIEFERANTEN
Das Ziel von Gelp KTL ist es, hohe ethische und geschäftliche Standards in unserer Tätigkeit aufrechtzuerhalten und bewährte Verfahren auf unsere Geschäftspartner auszudehnen. Wir erwarten von unseren Partnern, dass sie unsere Anforderungen an sozial verantwortliche Geschäftspraktiken einhalten und sich positiv auf unsere Aktionäre, Kunden und die Gemeinschaften, in denen wir tätig sind, auswirken.
Wir erwarten von unseren Lieferanten operative Exzellenz und kontinuierliche Verbesserung ihrer Aktivitäten, um unsere Erwartungen zu erfüllen, insbesondere in Bezug auf die hohe Qualität der Materialien oder erbrachten Dienstleistungen, pünktliche Lieferungen sowie vollständige und korrekte Dokumentation (z.B. Lieferscheine, Etikettierung, Rechnungsstellung).
- Vertraulichkeit:
Gelp KTL respektiert und schützt die Vertraulichkeit der von unseren Kunden und Lieferanten übermittelten Informationen und erwartet dasselbe von jedem Geschäftspartner. Alle dem Lieferanten von Gelp KTL zur Verfügung gestellten Informationen, insbesondere technische, industrielle, produktionstechnische, geschäftliche und finanzielle Informationen, sind vertraulich. - Bewusstsein:
Der Lieferant ist verpflichtet, das entsprechende Personal in Bezug auf die von Gelp KTL dargestellten Anforderungen zu schulen.
- Verantwortung:
Der Lieferant ist verantwortlich für die Einhaltung aller gesetzlichen Umweltanforderungen in den Regionen, in denen Materialien hergestellt und/oder verkauft werden, einschließlich der EU-Richtlinien RoHS3 und REACH sowie der Vorschriften zu Konfliktmineralien.
Auswahl des Lieferanten
- Ein erstes Telefonat mit dem potenziellen Lieferanten,
- Übermittlung von Qualitätsdokumenten durch den Lieferanten, z. B. ISO-Zertifikate, Prüfzeugnisse etc.,
- Zusendung eines Angebots,
- Testbestellung (falls der für die Lieferantenauswahl zuständige Mitarbeiter dies für erforderlich hält).
Bewertung des Lieferanten:
Am Ende des Kalenderjahres erhält der Lieferant eine jährliche Bewertung, die eines der Kriterien für die erneute Qualifikation des Lieferanten für das nächste Kalenderjahr darstellt. Das Ergebnis der jährlichen Bewertung zeigt stabile Lieferanten auf oder weist auf solche hin, die einem Auditprozess oder einem Austausch gegen andere auf dem Markt verfügbare Lieferanten unterzogen werden sollten. Jegliche Abweichungen in Bezug auf die Qualität der gelieferten Rohstoffe, den Serviceniveau oder die Termintreue werden in einem speziellen System erfasst. Diese Abweichungen beeinflussen das Bewertungsergebnis und die mögliche weitere Zusammenarbeit mit dem Lieferanten. Um eine konstant hohe Qualität zu gewährleisten, verpflichtet sich der Lieferant, GELP KTL oder einer benannten dritten Person während der Arbeitszeiten Zugang zu den Produktionsprozessen, der Qualitätskontrolle und den Unterlagen zu gewähren. GELP KTL hat das Recht, durch ein Audit (System-, Prozess- oder Produktaudit) festzustellen, ob die Qualitätsmanagementmaßnahmen des Lieferanten die Anforderungen erfüllen.
Audit beim Lieferanten:
- Ein neuer Lieferant qualifiziert wird,
- Eine negative Bewertung im Lieferantenbewertungsprozess vorliegt,
- Qualitäts- oder Logistikprobleme des Lieferanten auftreten,
- Jegliche anderen Probleme vorliegen, die die Kontinuität gefährden könnten.
Bestellungen:
Bestellungen für Waren oder Dienstleistungen werden an die Lieferanten per E-Mail in einem speziellen Formular/Portal/System gesendet. Nach Erhalt der Bestellung ist der Lieferant verpflichtet, die Bestellung zu bestätigen und ein voraussichtliches Lieferdatum anzugeben. Der Lieferant ist verpflichtet, vollständige Lieferungen gemäß den bestätigten Terminen sicherzustellen. Bei zu erwartenden Lieferproblemen ist der Lieferant verpflichtet, die Abteilung, die die Bestellung aufgegeben hat, unverzüglich über eventuelle Anomalien zu informieren, die die geplante Lieferung beeinträchtigen könnten. Diese Informationen sollten rechtzeitig übermittelt werden, um die Produktionskontinuität bei GELP KTL zu gewährleisten. Jegliche mit verspäteten Lieferungen verbundenen Kosten, z. B. Sondertransportkosten, Über- oder Unterlieferungen, Produktionsstillstand aufgrund verspäteter Lieferungen, werden dem Lieferanten in Rechnung gestellt.
Identifizierbarkeit der gelieferten Charge:
Für alle gelieferten Produkte legt der Lieferant Verfahren zur Produktidentifikation fest und bewahrt diese auf, um verdächtige Produkte anhand der Chargennummer präzise zu isolieren.
Eingangsprüfung:
Gelp KTL wird die eingehenden, gekauften Waren/Dienstleistungen gemäß den internen Verfahren und Standards prüfen. Die Eingangsprüfungen umfassen die Überprüfung aller erforderlichen Dokumente (Übereinstimmung mit der Bestellung, Verpackung und Kennzeichnung, Vollständigkeit der Unterlagen) und können auch eine Qualitätskontrolle zur Überprüfung der Übereinstimmung der gelieferten Waren/Dienstleistungen mit den Spezifikationen beinhalten.
Nichtkonforme Bestellung:
Eine vom Lieferanten versandte nichtkonforme Bestellung kann eine Beeinträchtigung darstellen und muss vom Lieferanten unverzüglich innerhalb der festgelegten Fristen korrigiert werden. Abgesehen vom Risiko der Produktionsstörung birgt dieser Vorfall zusätzliche Risiken und potenzielle Kosten. Bei Verdacht, dass eine nichtkonforme Lieferung den Lieferanten verlassen hat, muss Gelp KTL unverzüglich darüber informiert werden.
Kosten im Zusammenhang mit nichtkonformer Lieferung:
Falls der Lieferant nicht in der Lage ist, die Kontinuität einer ordnungsgemäßen Lieferung sicherzustellen oder seinen Verpflichtungen gegenüber Gelp KTL nachzukommen und dadurch andere Kosten im Zusammenhang mit dem Erhalt nichtkonformen Materials entstehen, erwartet Gelp KTL, dass der Lieferant alle Kosten im Zusammenhang mit der Bearbeitung des nichtkonformen Materials erstattet, die auf Basis der dadurch entstandenen Verluste bewertet werden. Darüber hinaus kann Gelp KTL bei wiederholten Problemen den Lieferanten mit allgemeinen Reklamationsbearbeitungskosten in Höhe von 50 EUR oder dem Gegenwert (gemäß dem Wechselkurs der NBP am Tag der Rechnungsstellung) sowie den aktuellen Kosten der Reklamation, wenn diese stattfindet.
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